heraus gerufen – Schritte in die Zukunft wagen

Blog zur Umsetzung der Synode im Bistum Trier

Eine tragfähige Balance finden

Ein Kommentar

Resonanz-Tag der Teilprozessgruppe „Verwaltungsprozesse und Pfarrbüros der Zukunft“

„Eine tragfähige Balance finden zwischen verbindlicher Standardisierung einerseits und Freiraum für lokale und individuelle Lösungen andererseits“ – das ist eine der Vorgaben, mit denen die TPG am 27. Januar in ihre Resonanz-Veranstaltung gegangen ist. Sie konnte Zwischenergebnisse vorstellen und erste Reaktionen von Fachleuten einholen; eingeladen waren auch Frauen und Männer, die im Frühjahr 2017 ihre Mitarbeit als Resonanz-Partner*innen angeboten hatten. Vierzig Menschen aus Pfarrbüros, Verwaltungsräten, pastoralen Berufen und Rendanturen haben einen intensiven Arbeitstag im Robert Schuman-Haus verbracht. Die TPG war dankbar, dass sich alle auf hohem Niveau und sehr konzentriert einbringen konnten.

283 Verwaltungsprozesse hat die TPG identifiziert – dazu gehören alltägliche Vorgänge im Pfarrbüro wie die Anmeldung eines Kindes zur Taufe oder die „Bestellung“ einer Messe; es geht aber auch um die Vermietung von Räumen, Personal-Abrechnung von Mitarbeiterinnen, Ausschreibung einer Stelle… Jedenfalls ist klar, dass die TPG bestenfalls einige wenige Prozesse im Detail neu beschreiben kann („Was ist in welcher Reihenfolge zu tun, wenn…“); sie geht aber davon aus, dass sie genug exemplarische Prozessebis zum Sommer so bearbeiten kann, dass diese dann als Modell für fast alle ähnlichen „Fälle“ dienen werden. Die Teilnehmer*innen des Resonanztreffens haben die TPG darin bestätigt.

Überhaupt sah sich die TPG insgesamt weniger kritischen Anfragen ausgesetzt, als sie wohl selbst erwartet oder befürchtet hatte. Die vielen Praktikerinnen aus dem Alltag der heutigen Pfarrbüros, aus Verwaltungsräten oder Bischöflichen Einrichtungen fanden sich und ihre Arbeit offenbar richtig gesehen und wertgeschätzt.

Breiten Raum nahmen beim Resonanztreffen die drei wesentlichen Schritte ein, die die TPG vorschlagen will:

  1. Verzichtet wird auf eine „mittlere Verwaltungs-Ebene“ (wie etwa die bisherigen Dekanate und Rendanturen). Damit versteht sich das Bistum als Unterstützungs-Ebene für die Pfarreien der Zukunft.
  2. Es wird in der Pfarrei der Zukunft mehrere lokale Pfarrbüros geben,
    aber jeweils nur ein Verwaltungszentrum.

    • In den Pfarrbüros finden die Leute regelmäßig jemand, der oder die ansprechbar ist, Wünsche und Bestellungen entgegennimmt – ein wenig wie das bisherige Pfarrbüro, wenn auch mit ggfs eingeschränkten Öffnungszeiten.
    • Das Verwaltungszentrum versteht sich eher als „back office“, arbeitet also mehr im Hintergrund und weniger mit direktem Publikumsverkehr. Es verwaltet „die Bücher“ (von Kassenbüchern bis zu Tauf- und Familienbüchern…), erledigt alle Aufgaben, die „mit Trier“ (also mit dem Bistum) abgestimmt werden müssen. Hier ist auch der Dienstsitz des Leitungsteams und die verlässlich erreichbare Adresse für seelsorgliche Fragen.
  3. Definiert und modelliert werden jetzt die Prozesse, die künftig in der Pfarrei der Zukunft oder im Bistum angesiedelt sein werden. Dafür soll gelten:
    • Die ersten Schritte von Verwaltungsprozessen und alle Fragen der Entscheidung und inhaltlichen Gestaltung liegen in der Pfarrei der Zukunft
    • Was für viele und standardisiert (und damit effektiver) erledigt werden kann, erledigt das Bistum als Dienstleister für die Pfarrei(en) der Zukunft

Noch sehr offen ist, wie sich der Übergang aus dem jetzigen Betrieb („Ist“) ins Pfarrbüro der Zukunft („Soll“) gestalten wird. Da muss sich die TPG vorerst auf die Beschreibung des „Soll“ konzentrieren. Spätestens mit dem Übergang in die Pfarrei der Zukunft aber muss vor Ort und im ganzen Bistum vieles schnell geklärt werden. Besondere Herausforderungen sieht die TPG in den Fragen, wie das vorhandene Verwaltungspersonal neu eingesetzt werden soll und wie es für seine veränderten Aufgaben (weiter)qualifiziert wird.

Und eine weitere Aufgabe wird jedenfalls bleiben: Alle in der Praxis (Sekretärinnen und Pfarrer, Gemeindereferentinnen und Kirchenmusiker und Verwaltungsrats-Mitglieder) müssen dafür gewonnen werden, die bistumsweiten Standards zu übernehmen, auch wenn sie bislang anders auch schon gut gearbeitet haben. Das soll Professionalität und Effizienz der Verwaltung im ganzen Bistum sichern – und zugleich neue Freiräume schaffen für das lokale Gestalten und für individuelle Lösungen.

(Dieser kurze Bericht verdankt sich einem Interview mit Thomas Equit, Saarbrücken, Mitglied des Leitungsteams der TPG „Verwaltungsprozesse und Pfarrbüro der Zukunft“ – von altfried g. rempe, Mitglied der AG Kommunikation.)

Ein Kommentar zu “Eine tragfähige Balance finden

  1. Zusätzlich zu den Öffnungszeiten vor Ort sollten auch Kontaktpersonen, als Klingel im Dorf ernannt werden, die die entsprechenden Kontakte herstellen können, bzw. für einfache Fragen, wie die Bestellung von Messintentionen erledigen können. Gerade wenn eine sehr große und auch unpersönliche Verwaltungseinheit wie die Pfarrei der Zukunft ausgebaut wird, stellt sich für viele insbesondere Fernstehende oft die Frage: Wohin wende ich mich? Dies gilt vor allem in sehr sensiblen Bereichen, wie z.B. einen Sterbefall. Das ist oft schon jetzt der Fall und könnte und sollte auch weiterentwickelt werden.

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