heraus gerufen – Schritte in die Zukunft wagen

Blog zur Umsetzung der Synode im Bistum Trier


Ein Kommentar

Transparenz durch Kommunikation. Ein Tag mit den Führungskräften der mittleren Ebene am 5. Februar 2018

Den gemeinsamen Tag der Führungskräfte der mittleren Ebene im Bistum Trier eröffnet Generalvikar Ulrich von Plettenberg mit der Bitte um eine “Haltung des Vertrauens und des Wohlwollens”: Auch wenn mein Gegenüber anderer Meinung ist, möchte ich davon ausgehen, dass er nur das Beste will.

An diesem ereignisreichen und vielfältigen Tag konnten wir von dieser Haltung durchaus Gebrauch machen. Aus Sicht der Steuerungsgruppe für die Synodenumsetzung haben wir den Austausch begrüßt. Die Synode hat einen tiefgehenden Veränderungsprozess angestoßen und Führungskräfte – hier: Dechanten, Direktorinnen und Direktoren der Orts-Caritasverbände sowie Abteilungsleitungen im Bischöflichen Generalvikariat und im Diözesan-Caritasverband – haben einen wichtigen Auftrag. Von ihnen wird nicht nur erwartet, die eigene Unsicherheit und die Vorläufigkeiten eines solchen Prozesses auszuhalten, sondern auch die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu motivieren, auf den Weg der Umsetzung mitzunehmen, zu informieren und veränderte Haltungen einzuüben.

Der Generalvikar verdeutlichte diese wichtige Rolle: „Sie sind Vermittlerinnen und Vermittler, um die Veränderungen positiv zu gestalten. Sie können eine Wirkung in der Kommunikation entfalten!” Das Ziel dieser Veranstaltung und ein Merkmal des Prozesses sollten denn auch sein, “Transparenz durch Kommunikation” und “Loyalität durch Partizipation” zu ermöglichen. Die Beteiligung möglichst vieler Personen in der Synodenumsetzung und das Einholen von Rückmeldungen soll das synodale Prinzip stärken. “Durch Vorschläge mitgestalten und bereichern!”, dazu lud der Generalvikar ein.

Für Transparenz im Prozess zu sorgen ist wichtig. Wir begegnen zahlreichen Verunsicherungen, der Bedarf an Information ist hoch, außerdem kommt es darauf an, dass viele Menschen Vertrauen gewinnen können. Die Fragen vieler Leute „Ist das Bistum in diesem Prozess in die richtige Richtung unterwegs? Werden die Bedenken der Haupt- und Ehrenamtlichen genügend berücksichtigt?“ lassen sich nicht nur durch Informationen beantworten. Die vom Generalvikar zu Beginn der Veranstaltung beschriebene Haltung, in der Position des anderen zunächst mal das Gute erkennen zu wollen, ist grundlegend für diese tiefgreifende Veränderung.

„Kommunikationsprozesse sind zentral, auch zukünftig für die netzwerkartige Organisation der Pfarrei”, so der Generalvikar. Um diese Transparenz vorzuleben, waren die Teilprozessgruppen eingeladen, ihren Auftrag und ihren Arbeitsprozess kurz zu präsentieren und für einen Austausch zur Verfügung zu stehen.

In der Veranstaltungsplanung im Vorfeld war das ein heikler Punkt, und auch im Verlauf des Tages. Die Teilprozessgruppens hatten den Auftrag, in knapper Zeit einen Einblick zu geben in ihren Auftrag und den Arbeitsprozess. Zudem konnten noch nicht alle Teilprozessgruppen bereits an einem Punkt sein, konkrete Zwischenergebnisse zeigen zu können. Dies deutlich gemacht zu haben, war einerseits ein Zeichen der Transparenz, andererseits haben sich Teilnehmerinnen und Teilnehmer auch enttäuscht darüber gezeigt. Dies war wohl durch falsche Erwartungen vorprogrammiert. Eine selbstkritische Reflexion der Veranstaltungsplanung ist angesagt.

Einige Dechanten haben in den beiden Plenumsrunden dies sehr deutlich gemacht: Wir hätten mehr erwartet. Es werde zwar gut, schnell und intensiv gearbeitet, aber die Erarbeitung brauche insgesamt zu viel Zeit. Auf die Ergebnisse werde dringend gewartet.

Eine schwierige Situation für die Teilprozessgruppen, aber auch für uns in der Steuerungsgruppe. Denn in der Rückmeldung am Nachmittag wurde die Aufstellung des Umsetzungsprozess kritisch hinterfragt: Können die Teilprozessgruppen ihr Zeitziel erreichen? Ist die Aufteilung der Themen in unterschiedliche Teilprozessgruppen der richtige Weg? Werden nicht zu viele Schnittstellen generiert, die in ihrer Komplexität nicht mehr zu durchschauen sind? Wie werden die Schnittstellen organisiert und gesteuert auf ein gemeinsames Ergebnis hin?

In der Runde gibt es aber auch sehr konstruktive Vorschläge: Veränderte Arbeitsformen der TPGs, eine Art Vollversammlung aller Gruppen usw. könnten durch die Synode erprobte Verfahrensweisen sein, die jetzt eingesetzt werden können.

Nach dem nachmittäglichen Austausch der Teilgruppen haben die Vertreterinnen und Vertreter der Caritasverbände ihre Bereitschaft deutlich gemacht, weiter kommunikativ in dem Umsetzungsprozess zu wirken, ihre Strukturen und Netzwerke zur Verfügung zu stellen und daran mitzuarbeiten, die von der Synode angeregte Zusammenarbeit zwischen Seelsorge und Caritas zu verstärken. Dazu brauche es aber auch eine Verständnishilfe für die unterschiedlichen Kulturen, Sprachen und Rechtsrahmen.

Die Mitglieder des Leitungsforums des Bischöflichen Generalvikariats haben ebenfalls auf die Komplexität des Prozesses hingewiesen. Die Gefahr, den Prozess, in dem die Teilprozessgruppen die Konzepte erarbeiten, zu wenig zu steuern, sahen auch sie als Problemanzeige.

Das trifft wiederum die Herausforderungen, die uns als Steuerungsgruppe in den letzten Wochen umtreiben. Aus unserer Sicht gewinnen die Konzepte, die die Teilprozessgruppen erarbeiten, nach und nach Stabilität. Der Zeitplan präzisiert sich. Meilensteine werden erkennbar und prüfbar. Das konnten wir aber noch nicht so darstellen, dass es für alle übersichtlich wird. Aber auch für uns ist klar: Der Prozess braucht eine regelmäßige Steuerung, Risikobewertung, Ergebnissicherung, Abstimmung.

Das Format des Treffens wurde generell positiv bewertet, mit der Einschränkung, dass zu dem gesetzten Termin für manche zu wenig Neues dabei war.

Für unsere Arbeit in der Steuerungsgruppe war der Tag ein erster Schritt, um die Aufgaben und Funktionen der mittleren Führungskräfte und ihre Bedeutung für die Zukunft in den Blick zu nehmen. Die Hinweise der Führungskräfte, dass ihr Auftrag genauer zu beschreiben sei, sind richtig. Hier liegt eine Aufgabe für die Bistumsleitung. Für die Dekanate als Ebene und mithin für die Dechanten stellt sich die Situation auch sehr unterschiedlich dar: manche Dekanate sind in ihren Grenzen fast identisch mit Pfarreien der Zukunft, andere haben kaum Entsprechung mit der zukünftigen Struktur. „Führung im Übergang“ hat je nach Situation einen anderen Fokus.

In den nächsten Wochen und Monaten stehen weitere Schritte des Austauschs und der Resonanz an, sei es das Zwischenergebnisse der Teilprozessgruppen in der Leitungskonferenz zu besprechen sind, sei es dass es Resonanzveranstaltungen der Gruppen geben wird oder einen Workshop für alle Interessierte während der Heilig-Rock-Tage.

Dabei werden wir sicherlich wieder erleben: die Kirche insgesamt, aber besonders das Bistum Trier hat sich auf „Entwicklungsmodus“ gestellt. Bislang war die Bistumsleitung daran gewöhnt, vor allem endgültige Entscheidungen zu kommunizieren und damit die Leute vor vollendete Tatsachen zu stellen. Umgekehrt waren die Leute im Bistum gewöhnt, vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden. Nun gilt für alle im Bistum Trier: das Aushalten von Vorläufigem, das Leben mit dem Unfertigen ist vielleicht der stärkste Ausdruck einer synodalen Kirchenentwicklung. Dass immer wieder Nur-Zwischenergebnissen vorliegen, macht die Kommunikation komplexer und ist gewöhnungsbedürftig. Dieser Prozess- bzw. Wegcharakter wird von Dauer sein. Das Bedürfnis nach Sicherheit wird die Leitung nur in einigen grundlegenden und richtungsweisenden Vorgaben befriedigen können. Das synodale Prinzip in einer dynamischen Gesellschaft zu leben, heißt auch Leitung neu justieren und neu lernen. Für die Pfarreien der Zukunft ist das ein expliziter Arbeitsauftrag in der Synodenumsetzung. In diesen Kulturwandel sind aber alle Führungskräfte involviert.

 Anja Peters/Christian Heckmann


Ein Kommentar

Eine tragfähige Balance finden

Resonanz-Tag der Teilprozessgruppe „Verwaltungsprozesse und Pfarrbüros der Zukunft“

„Eine tragfähige Balance finden zwischen verbindlicher Standardisierung einerseits und Freiraum für lokale und individuelle Lösungen andererseits“ – das ist eine der Vorgaben, mit denen die TPG am 27. Januar in ihre Resonanz-Veranstaltung gegangen ist. Sie konnte Zwischenergebnisse vorstellen und erste Reaktionen von Fachleuten einholen; eingeladen waren auch Frauen und Männer, die im Frühjahr 2017 ihre Mitarbeit als Resonanz-Partner*innen angeboten hatten. Vierzig Menschen aus Pfarrbüros, Verwaltungsräten, pastoralen Berufen und Rendanturen haben einen intensiven Arbeitstag im Robert Schuman-Haus verbracht. Die TPG war dankbar, dass sich alle auf hohem Niveau und sehr konzentriert einbringen konnten.

283 Verwaltungsprozesse hat die TPG identifiziert – dazu gehören alltägliche Vorgänge im Pfarrbüro wie die Anmeldung eines Kindes zur Taufe oder die „Bestellung“ einer Messe; es geht aber auch um die Vermietung von Räumen, Personal-Abrechnung von Mitarbeiterinnen, Ausschreibung einer Stelle… Jedenfalls ist klar, dass die TPG bestenfalls einige wenige Prozesse im Detail neu beschreiben kann („Was ist in welcher Reihenfolge zu tun, wenn…“); sie geht aber davon aus, dass sie genug exemplarische Prozessebis zum Sommer so bearbeiten kann, dass diese dann als Modell für fast alle ähnlichen „Fälle“ dienen werden. Die Teilnehmer*innen des Resonanztreffens haben die TPG darin bestätigt.

Überhaupt sah sich die TPG insgesamt weniger kritischen Anfragen ausgesetzt, als sie wohl selbst erwartet oder befürchtet hatte. Die vielen Praktikerinnen aus dem Alltag der heutigen Pfarrbüros, aus Verwaltungsräten oder Bischöflichen Einrichtungen fanden sich und ihre Arbeit offenbar richtig gesehen und wertgeschätzt.

Breiten Raum nahmen beim Resonanztreffen die drei wesentlichen Schritte ein, die die TPG vorschlagen will:

  1. Verzichtet wird auf eine „mittlere Verwaltungs-Ebene“ (wie etwa die bisherigen Dekanate und Rendanturen). Damit versteht sich das Bistum als Unterstützungs-Ebene für die Pfarreien der Zukunft.
  2. Es wird in der Pfarrei der Zukunft mehrere lokale Pfarrbüros geben,
    aber jeweils nur ein Verwaltungszentrum.

    • In den Pfarrbüros finden die Leute regelmäßig jemand, der oder die ansprechbar ist, Wünsche und Bestellungen entgegennimmt – ein wenig wie das bisherige Pfarrbüro, wenn auch mit ggfs eingeschränkten Öffnungszeiten.
    • Das Verwaltungszentrum versteht sich eher als „back office“, arbeitet also mehr im Hintergrund und weniger mit direktem Publikumsverkehr. Es verwaltet „die Bücher“ (von Kassenbüchern bis zu Tauf- und Familienbüchern…), erledigt alle Aufgaben, die „mit Trier“ (also mit dem Bistum) abgestimmt werden müssen. Hier ist auch der Dienstsitz des Leitungsteams und die verlässlich erreichbare Adresse für seelsorgliche Fragen.
  3. Definiert und modelliert werden jetzt die Prozesse, die künftig in der Pfarrei der Zukunft oder im Bistum angesiedelt sein werden. Dafür soll gelten:
    • Die ersten Schritte von Verwaltungsprozessen und alle Fragen der Entscheidung und inhaltlichen Gestaltung liegen in der Pfarrei der Zukunft
    • Was für viele und standardisiert (und damit effektiver) erledigt werden kann, erledigt das Bistum als Dienstleister für die Pfarrei(en) der Zukunft

Noch sehr offen ist, wie sich der Übergang aus dem jetzigen Betrieb („Ist“) ins Pfarrbüro der Zukunft („Soll“) gestalten wird. Da muss sich die TPG vorerst auf die Beschreibung des „Soll“ konzentrieren. Spätestens mit dem Übergang in die Pfarrei der Zukunft aber muss vor Ort und im ganzen Bistum vieles schnell geklärt werden. Besondere Herausforderungen sieht die TPG in den Fragen, wie das vorhandene Verwaltungspersonal neu eingesetzt werden soll und wie es für seine veränderten Aufgaben (weiter)qualifiziert wird.

Und eine weitere Aufgabe wird jedenfalls bleiben: Alle in der Praxis (Sekretärinnen und Pfarrer, Gemeindereferentinnen und Kirchenmusiker und Verwaltungsrats-Mitglieder) müssen dafür gewonnen werden, die bistumsweiten Standards zu übernehmen, auch wenn sie bislang anders auch schon gut gearbeitet haben. Das soll Professionalität und Effizienz der Verwaltung im ganzen Bistum sichern – und zugleich neue Freiräume schaffen für das lokale Gestalten und für individuelle Lösungen.

(Dieser kurze Bericht verdankt sich einem Interview mit Thomas Equit, Saarbrücken, Mitglied des Leitungsteams der TPG „Verwaltungsprozesse und Pfarrbüro der Zukunft“ – von altfried g. rempe, Mitglied der AG Kommunikation.)